Briefe verschicken: Wie kann der Zugang nachgewiesen werden?
Auch wenn die digitale Post mehr und mehr an Bedeutung gewinnt: Manche Erklärungen müssen im Original mit Unterschrift bei dem Empfänger ankommen – so zum Beispiel die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses.
Verschickt man einen „einfachen“ Brief im Original, kann man nicht sicher sein, dass das Schreiben auch wirklich beim Empfänger angekommen ist. Sollte es dann innerhalb eines Rechtsstreits auf den Zugang ankommen, liegt das Problem oft in der Beweisbarkeit. Doch welche Zugangsform ist nach der Rechtsprechung ausreichend? Die Frage ist schwieriger zu beantworten als gedacht.
Ein Einschreiben mit Rückschein beispielsweise wird dem Empfänger oder einem Empfangsberechtigten persönlich übergeben. Der Versender erhält eine Empfangsbestätigung. Bei Übergabe an den Empfänger ist das Einschreiben zugegangen. Ist der Empfänger allerdings nicht zu Hause, gilt das Einschreiben erst als zugegangen, wenn er es in der Postfiliale abholt. Der Zeitpunkt des Zugangs liegt dann also im Ermessen des Empfängers und Fristen können heraus gezögert werden. Das bloße „Nichtabholen“ führt nicht zu der Annahme, dass ein Brief zugegangen ist.
Bei einem Einwurfeinschreiben wird das Einschreiben nicht persönlich übergeben, sondern bloß in den Briefkasten des Empfängers geworfen. Wenn das Einschreiben zu üblichen Postzustellzeiten eingeworfen wird, ist es bei Einwurf zugegangen. Die Post erstellt einen Auslieferungsbeleg, der der internen Dokumentation bei der Post dient und dem Versender nur auf Antrag zur Verfügung gestellt werden kann. Der Versender kann die Sendung online verfolgen.
Aber Achtung: Empfangsbestätigung und Sendungsverfolgung reichen nach der Rechtsprechung nicht als Beweis für den Zugang aus (LAG Baden-Württemberg, Urteil vom 28.07.2021, Az. 4 Sa 68/20).
Es ist zusätzlich eine Reproduktion des Auslieferungsbelegs notwendig, welcher innerhalb von 15 Monaten bei der Post angefordert werden kann. Doch selbst mit Auslieferungsbeleg besteht nur ein sog. Anscheinsbeweis, der von der Gegenseite durch Darlegung besonderer Umstände widerlegt werden kann.
Auf der sicheren Seite ist man mit einer persönlichen Übergabe oder der Übergabe durch einen Boten. Doch auch dort sollte gründlich dokumentiert werden, welches Schreiben zu welchem Zeitpunkt übergeben wird und welchen Inhalt das Schreiben hat.
Bei Kündigungen, bei denen die Zugangszeit zum Beispiel über die Kündigungsfrist entscheidet, sollte besonders auf die Rechtssicherheit der Zustellart geachtet werden.
